イベント運営をプロに任せた事例｜延べ4,000名の大規模マンション夏祭りで理事会の負担を最小限に

毎年恒例のイベントを「同じ規模で続けるのは難しい」と感じている主催者の方は、少なくないかもしれません。準備や手配、終了後の精算まで担当者だけで抱えると、本番の前後にまで負担が広がりがち。

この記事では、延べ約4,000名が参加した大規模マンションの夏祭りで、理事会とサキガケサービスがイベント運営をどう分担したのかを紹介します。あわせて、サキガケサービスに任せられる業務や、見積もりを依頼する際のポイントもまとめました。

延べ約4,000名が参加した大規模マンションの夏祭り

まずは、サキガケサービスが2026年8月に運営を担当した事例の概要から見ていきましょう。

イベントの概要

会場は、千葉県の大規模（1,200世帯以上）マンション様の敷地内共用部。居住者の皆様に向けた夏祭りで、サキガケサービスへのご依頼は今回が初めてでした。

項目	内容
開催日時	2026年8月29日（土）11時〜18時
設営・撤収	前日8月28日（金）午後に設営、イベント終了後に順次撤収
主催	マンション管理組合様（理事会）、住民クラブ様
参加者数	延べ約4,000名の居住者様

数字で見るイベントの規模

イベントの規模を数字で整理すると、次のとおりです。

• キッチンカーは14店舗
• 模擬店は焼きそば・フランクフルト・かき氷で、容器は各1,000食分
• 生ビールはサッポロ黒ラベルとアサヒスーパードライの2種
• 縁日遊びは射的（景品400個）・輪投げ（景品400個）・千本釣り（200名分）
• 会場にはテント計10張、外部出店者用の長机22本、ベンチ12本
• 弊社スタッフ約14名に加え、設営チーム8名、音響スタッフ2名が対応

1,200世帯以上が暮らすマンションならではの規模。これだけの手配を毎年住民だけで担うのは簡単ではありません。

住民だけの運営が限界を迎えていた背景

このマンションの夏祭りは、毎年多くの居住者様が参加する「一年の目玉イベント」。これまでは理事会メンバーを中心に、イベント機材のレンタル、出演者やキッチンカー出店者の手配、模擬店の厨房機器の手配まで、すべてを居住者の皆様だけで行ってきたそうです。

しかし近年の猛暑や気候の変化に加え、理事会として割ける労力にも限界があり、「いつまでも同じ規模で続けるのは難しい」という声が上がっていました。とはいえ、居住者の皆様が楽しみにしている大切な行事。取りやめるという選択肢はなく、求められていたのは規模を落とさずに続けられる運営の形でした。そこでご相談をいただいたのが、マンションイベントに特化したサキガケサービスです。

理事会とサキガケサービスで分担したイベント運営

今回は、すべてを外部に任せるのではなく、理事会・居住者の皆様とサキガケサービスで役割を分ける形に。

サキガケサービスが担当した業務

サキガケサービスが受け持ったのは、専門の機材や人手、手間のかかる事務作業が必要な業務。

領域	担当した内容
会場	設営・撤収（テント、外部出店者用の長机、ベンチなど）
手配	キッチンカー14台の手配と当日の誘導、模擬店の厨房機器（鉄板グリドル、生ビールサーバー、冷凍ストッカー、綿菓子機、かき氷機など）のレンタル・搬入・設置、生ビール樽の手配（未開封分の返品対応まで）
制作物	イベント案内、居住者の皆様に配る金券の作成・印刷・ナンバリング
当日	縁日遊び（射的・輪投げ・千本釣り）の運営、ステージの音響機材と音響オペレーター
事後	模擬店・キッチンカーの売上集計、金券の集計とキッチンカー出店者への精算、各所への支払いの一本化

準備から事後まで、手配先や支払い先が多い業務ほどサキガケサービスに集約した形です。これまで理事会が個別にやり取りしていた相手の多くが、一つの窓口にまとまりました。

理事会・居住者の皆様が担当した業務

一方で、理事会・居住者の皆様が担当したのは次の4つ。

• 出演者の手配
• マンション内サークルの出演にまつわる管理・進行
• ステージ催しの企画
• 模擬店の当日の調理・提供・販売

ステージの中身や出演者との調整など、住民同士のつながりが生きる部分は主催者の担当。

模擬店の運営を居住者の皆様に残した理由

本来、模擬店の調理・提供まで弊社で担当することも可能です。今回は「店舗の運営は居住者様で行いたい」とのご要望に合わせ、調理・販売を居住者の皆様が担当。弊社は厨房機器のレンタル・搬入・設置や、生ビール樽の手配・未開封分の返品対応を担いました。

住民が担いたい部分は残し負担の重い部分だけを任せるという考え方。依頼の範囲を主催者の希望に合わせて細かく分けられるのも、今回の運営のポイントでしょう。

前日の設営から終了後の精算まで

ここからは、実際の運営の流れを時系列で紹介します。

前日の設営と暑さや雨への備え

設営は前日8月28日の午後に行いました。テントや長机、ベンチを並べ、模擬店の厨房機器やステージの音響機材も設置。これまで理事会の皆様が休みを取って担っていた力仕事を、弊社スタッフと設営チームが引き受けています。

夏場の屋外開催のため、暑さ対策も運営の一部として準備しました。模擬店ブースにはスポットクーラー、会場には大型工場扇を5台置き、スタッフの熱中症対策も実施。雨の多い夏でしたが、主催者様からは急な対応にもスムーズに応えてもらえたとの声をいただいています。

予定を上回る盛況となった当日

当日はキッチンカー14店舗が並び、延べ約4,000名の居住者の皆様でにぎわう一日に。予定を上回る盛況ぶりで、14時にはおにぎりがほぼ完売するほどでした。

縁日遊びは16時半までの予定でしたが、千本釣りは15時、輪投げは15時半に景品がなくなり終了。それだけ多くの居住者の皆様が縁日遊びを楽しんだことになります。

金券約3,000枚の集計と支払いの一本化

終了後の作業も弊社の担当です。キッチンカーで利用された金券は約3,000枚。これまでは住民クラブ様がイベント後に数えていたもので、今回はサキガケサービスが集計し、キッチンカー出店者への精算まで行いました。

さらに、レンタル会社や十数台のキッチンカー出店者への支払いも、サキガケサービスへの支払い一本に集約。本番が終わった後の事務作業まで任せられたことで、主催者の負担は大きく減りました。

主催者様からいただいた声

ご担当者様・主催者様からは、次のようなお声をいただきました（口頭でいただいた内容の要旨です）。

• 毎年、本番だけでなく前日・翌日も休みを取らなければならなかったが、今回は稼働を最小限に抑えられた
• 体力にかなり余力が残った状態で、みんなで打ち上げを楽しめた
• プロに任せて安心でき、スムーズに開催できた
• 今年は雨が多かったが、急な対応にもスムーズに応えてくれて助かった
• レンタル会社やキッチンカー出店者への支払いが一本にまとまり、本番以外の負担も軽くなった

「打ち上げを楽しめた」という言葉には、主催者自身もイベントを楽しめる状態が表れています。規模を保ちながら負担を減らせたことで、来年以降も続けやすい形になりました。

同じ悩みを抱える主催者の方へ

今回の事例は、マンションの夏祭りに限った話ではありません。社内イベントや地域の行事、学校関連の催しでも、主催者が抱える悩みは共通しています。

こんな状況ならイベント運営を任せる時期

管理組合や自治会、PTAなど、担当者が交代する組織では、運営ノウハウの引き継ぎも課題になります。次のような状況は、外部への依頼を検討するきっかけになります。

• 担当者が本番だけでなく前日や翌日も休みを取って対応している
• レンタル会社や出店者など手配先と支払い先がばらばらになっている
• 終了後の集計や精算が毎年担当者の負担として残っている
• 猛暑や雨など天候への対応に不安がある
• 担当者が毎年替わりノウハウが引き継がれにくい
• 規模を落とさずに行事を続けたい

マンション以外のイベントにも対応

サキガケサービスは、関東一円を主軸にイベントの企画から設営・運営・撤収までを手がける会社。夏祭りのほか、竣工式や周年祝賀会などの式典、社内イベント、地域イベントまで対応範囲は幅広く、東北・関西・九州地方でも立ち上げ支援から当日運営までのサポートが可能です。主要取引先には、長谷工コミュニティや三井不動産レジデンシャルサービスなど、マンションの管理に関わる企業も名を連ねています。

マンションイベントの企画を検討する際は、マンションイベントの企画アイデアも参考になります。

サキガケサービスにイベント運営を任せる4つの理由

ご依頼を検討する際に参考となる、対応範囲やサポート体制をご紹介します。

設営から撤収と精算まで窓口がひとつ

設営・運営に加え、音響や縁日、ケータリングも同じ窓口で相談できます。必要な業務をまとめて依頼できるため、複数の事業者と個別に調整する手間を減らせます。

全部任せることも一部だけ頼むこともできる

イベント全体の依頼にも、一部業務の依頼にも対応します。予算や体制に合わせて依頼の範囲を決められるため、主催団体が運営に協力する場合は、弊社スタッフの人件費を抑えることも可能です。

25年間食のトラブル無事故と保険の備え

創業2001年から25年間、食のトラブル無事故。年間150件以上、20,000食以上のフードイベント実績があります。調理を任せていただく場合は、万が一の食品事故時にも弊社加入の保険で対応。主催者側の責任リスクを減らしたいなら調理ごと任せるのも一つの方法でしょう。自社セントラルキッチンを持っているため、火気が使えない会場でも調理済み料理の搬入で対応できます。

打ち合わせと企画提案は無料で申請も代行

事前の打ち合わせ、企画提案、マニュアル作成は無料。食品の提供や火気の使用に必要な保健所・消防への各種申請も弊社で代行。準備段階の手間と費用を抑えられるため、初めて外部に依頼する方でも相談しやすいはずです。見積もりの前に、どこまで任せるかを一緒に整理するところから始められます。

見積もりを依頼するときに伝えたいこと

相談の際は、次の情報をそろえておくと話がスムーズに進みます。

• 開催日時と会場（屋内か屋外か、火気を使えるか）
• 参加予定人数
• 任せたい業務の範囲（設営、運営、飲食、事後の精算など）
• 予算の目安
• 例年の実施内容や前年の課題

前年の資料や参加者数の記録が残っていれば、あわせて共有すると提案の精度が上がるでしょう。

任せたい業務の範囲がはっきりしているほど見積もりは正確になります。依頼先の選び方や費用相場の考え方は、イベント企画会社の費用相場と選び方で詳しく解説しています。

よくある質問

Q. イベント運営の一部だけを依頼できますか？

A. はい。設営や機材手配など、必要な業務だけでもご相談いただけます。

Q. マンション以外のイベントにも対応していますか？

A. はい。社内イベントや式典、地域イベントなどにも対応しています。

Q. 食品を扱うイベントの届出も任せられますか？

A. はい。食品の提供や火気の使用に必要な保健所・消防への各種申請を代行します。

まとめ

今回の夏祭りでは、住民が主体となる運営を保ちながら、設営・手配・終了後の精算を外部に任せ、理事会の負担を軽減しました。毎年の行事を無理なく続けるために、主催者が担う業務と専門スタッフに任せる業務を整理することが大切です。

イベントの運営で負担に感じていることがあれば、お気軽にご相談（無料）ください。