福利厚生イベントバーベキューを開こう！会社の企画と当日のコツ

「会社でバーベキューを開きたいけれど、何から準備すればいいのか分からない」という担当者の方は多いのではないでしょうか。バーベキューは、部署や世代を越えた交流が生まれやすく、家族連れも楽しめる、福利厚生イベントの定番です。

この記事では、会社の福利厚生イベントとしてバーベキューを開くときの企画の進め方と、当日の運営のコツをまとめました。対象者や会場・予算の決め方、機材と食材の手配、火気や衛生の安全管理まで、社内イベントの運営実績があるサキガケサービスが解説します。

会社のバーベキューが福利厚生イベントに人気の理由

バーベキューは、なぜ福利厚生イベントの定番なのでしょうか。まずはその魅力を整理しておきましょう。

交流が生まれやすく家族も参加できる魅力

バーベキューは、焼きながら食べる「待ち時間」が会話を生みます。「お肉は好きですか」「お子さんは何歳ですか」。火を囲むと、普段は話さない相手とも自然に言葉が交わされます。部署や年代を越えた交流は、チームワークの土台にもなります。同じグリルを囲んだ経験は、あとから仕事の場面でも「あのとき一緒に焼いた人」という距離の近さとして残ります。

家族を招待できる形式にすれば、社員の家族が「会社の仲間」と顔を合わせる貴重な機会になります。パートナーや子どもたちが職場の雰囲気を知ることで、家族の理解や応援につながり、エンゲージメントの向上にも役立つといわれています。子どもたち向けのじゃんけん大会や簡単なゲームを用意しておくと、家族連れの参加者が増えやすくなります。

福利厚生費として扱うには記録がポイント

全従業員を対象に、慰安を目的として開く社内行事の費用は、国税庁の考え方によれば福利厚生費として扱える可能性があります。ポイントは「参加者がおおむね全員を対象にしていること」と「実施の記録を残すこと」です。

• 開催の目的（親睦・コミュニケーション促進など）と対象者の範囲
• 企画書・社内案内・参加者名簿
• 会場費・食材費・機材費などの請求書
• 当日の写真や実施報告書

一部の役員や特定の社員だけが対象になる場合は、福利厚生費ではなく交際費などの扱いになる可能性があります。対象者と実施記録を残しておくことが、福利厚生費として処理するときのポイントです。「全従業員に参加の機会が開かれていること」と「1人あたりの費用が社会通念上妥当であること」が判断の目安になります。最終的な経理の扱いは、社内規程と顧問税理士に確認しましょう。

記録は、担当者が代わっても引き継げるようにまとめておきましょう。企画書と実施報告のセットで残しておくと、翌年の担当者は「去年のやり方を参考にすればいい」と安心して準備を始められます。福利厚生イベントのノウハウは、社内で積み重ねていくことが大切です。

企画の第一歩は対象者・会場・予算の決定

バーベキューの企画で最初に決めるのは、対象者、会場、予算の3つです。

会場は4つのタイプから選ぶ

会社のバーベキューで使われる会場は、次の4つのタイプに分けられます。参加人数や家族の有無、移動のしやすさを考えて選びましょう。参加者が50名を超える場合は、予約の確保と同時に「少人数のテーブルを複数」のレイアウトを考えられる会場がおすすめです。

会場タイプ	向いているケース	注意点
BBQ専用施設	初めての開催、幹事の負担を減らしたい	会場費・利用時間・飲食物の持ち込み可否を確認
公園のBBQ区画	屋外感と費用を抑えたい	予約、直火の可否、ごみ、雨天の規定を確認
会社の敷地・駐車場	移動をなくして気軽に開きたい	煙や臭いの近隣対策、床面の保護、消防の確認
貸切施設・キャンプ場	レクリエーションもあわせて楽しみたい	アクセス、宿泊費など費用が増えやすい

どのタイプを選ぶにしても、「直火でよいか」「機材の持ち込みができるか」「雨天時の対応はどうなるか」の3点は必ず確認しましょう。予約の時期も、週末の人気施設は1〜2ヶ月前には埋まるため、日程が決まったらすぐ動き始めるのがおすすめです。あわせて、キャンセル規定と、悪天候で中止になった場合の代替日（プランB）も考えておくと安心です。当日に雨が心配なときは、前日に「決行・延期・中止」の判断ラインを決めて、参加者へ早めに伝えましょう。

予算の目安と福利厚生費の記録

費用は、出張BBQサービスを利用する場合、機材と設営込みで1人あたり3,000円から、食材を加えると1人あたり6,000〜8,000円程度が公開されているプランの目安です。会場費やドリンク代、出張費は別途になることが多いため、見積もりは総額で確認しましょう。「どこまでが料金に含まれているか」を明記してもらってから、総額で比べるのがコツです。

予算を組むときは、会場費・食材費・機材費に加えて、ドリンク、タープやテント、ごみ処理、保険の費用も忘れずに。参加者名簿と請求書は、福利厚生費の記録としてしっかり残します。参加者から一部の会費を集める場合も、福利厚生費としての趣旨が保たれるよう、会社負担を中心にした形にするのが一般的です。参加費を設定するときは「補助と会費のバランス」を事前に決め、案内文に明記しましょう。

準備の段取りと機材・食材の手配

企画が固まったら、準備です。開催の1〜2ヶ月前から動き始めると、余裕を持って進められます。

「自分たちでやる」か「お任せする」か

機材のレンタルと食材の調達を自分たちで行うと、費用は抑えられますが、幹事の負担は大きくなります。コンロや炭、トング、テーブル、クーラーボックスに加えて、食材の仕入れと保冷、当日の火起こし、終了後の洗浄とごみ処理まで、すべてが担当者の仕事になるからです。

自分たちで行う場合は、人数に合わせたグリルの台数と炭の量を計算し、担当者を割り当てておきましょう。「火起こし係」「食材管理係」「焼き係」「ごみ処理係」と分けておくと、当日がスムーズです。会場に電源や水道がない場合は、保冷の方法と手洗いの準備も忘れずに考えます。

「設営・火起こし・調理・撤収まで含むプラン」を選ぶと、幹事の負担はぐっと減ります。出張BBQや出張焼肉のサービスでは、食材と機材に加えて、スタッフによる調理や提供まで対応してくれるプランがあります。費用が少し上がっても、当日の安心感は大きく変わります。

見積もりを取るときのチェック項目

プロに任せる場合も、まったくの丸投げではなく、業者の営業許可と保険の加入状況は確認しておきましょう。見積もりを取るときは、次の項目を1枚にまとめておくと比較しやすくなります。

• 開催日時・参加予定人数・会場（雨天時の対応を含む）
• 会場費・食材費・ドリンク代・機材費の内訳
• 設営・火起こし・調理スタッフ・撤収が含まれるか
• テーブル・椅子・タープ・テントの有無
• ごみ回収と、出張費・運搬費・キャンセル料の扱い
• アレルギー対応と、追加料金が発生する条件

「1人あたり◯円」と書かれていても、会場費やドリンク、ごみ処理が別途になっていることがあります。見積もりは「含まれるもの」を明記してもらって、総額で比較するのがコツです。見積もりは2〜3社から取って、同じ条件で比べましょう。問い合わせのときの対応が丁寧かどうかも、当日の連携を占う大切な材料です。

火気・食材・事故に備える当日の安全と衛生

バーベキューの当日は、火と食材を扱うため、安全と衛生の管理が主催者の責任になります。ここをしっかり押さえておきましょう。

火気のルールと換気・消火の備え

屋外であっても、炭火やガスの扱いには注意が必要です。公園や施設には「直火禁止」のルールがある場合があります。タープやテントの下で炭火を使う場合は、一酸化炭素中毒のリスクがあるため、換気を確保しましょう。オフィスや駐車場など建物の近くで開く場合は、消防のルールと会場管理者の許可を事前に確認します。煙や臭いが近隣へ流れないか、風向きを考えた配置も大切です。

当日は、消火器と水を必ず準備し、火の番を置くようにしましょう。灰の処理方法も、会場のルールに従います。終了後は「火が完全に消えていること」を、担当者が最後まで確認します。風が強い日は火の粉が飛ぶため、状況によっては中止や延期を判断する基準も、事前に決めておくと安心です。

食材の衛生を保つ生肉と焼いた肉の分け方

バーベキューで気をつけたいのは、食中毒の予防です。生肉の汁がほかの食材に付かないように、次のルールを守りましょう。

• 生肉用と焼いた肉用のトング・皿を分ける
• 肉と野菜は別の容器で保冷して運ぶ
• お肉は中心部までしっかり加熱する
• 手洗い場やアルコール消毒を用意する
• 体調がすぐれない人を調理担当にしない

万が一の食品事故に備えて、保険の適用範囲も確認しておきましょう。調理をプロのスタッフに任せると、こうした衛生管理のルールを徹底してもらえる安心感があります。食材はできるだけ当日の早い時間に受け取り、会場までの移動中も保冷バッグで管理します。焼き上がりを確認する担当者を一人決めておくと、「生焼けだった」というトラブルを防げます。

飲酒と体調の管理

バーベキューはお酒が進みやすいイベントです。飲酒運転の防止はもちろん、暑い時期は熱中症のリスクにも注意が必要です。ノンアルコール飲料やお茶を十分に用意し、体調がすぐれない人がいたときの休憩場所も確保しておきましょう。終了時間と帰宅手段の案内も、幹事の大切な仕事です。

「飲みすぎた人を誰がどう帰すか」を、開催前に決めておくのが安心です。管理職や幹事が様子を見守り、必要に応じてタクシーの手配や送迎を考えます。子ども連れの家族が参加する場合は、火のそばに子どもだけで近づかせない配慮も必要です。当日の判断は、あらかじめ決めた「責任者」に一任できる体制をつくりましょう。

無理なく続けるためのプロの活用と次回へのつなぎ

バーベキューを福利厚生イベントとして定着させるには、「今年もやりたい」と思える運営が大切です。準備と当日の運営をどう分担するかが、続けるためのポイントになります。

出張焼肉・一括お任せの選択肢

会社のバーベキューでは、設営から調理・提供・撤収までを一括で任せられる「出張焼肉」サービスの活用が増えています。サキガケサービスの出張焼肉は、グリルやテーブルの設営から、焼き手スタッフによる調理・提供までを対応します。社員の皆さんは焼く手間から解放されて、会話と食事に集中できます。焼きムラのないプロの火加減で、お肉のおいしさも格別です。

これまでに、企業の敷地内で開かれた400名規模の福利厚生イベントで、焼肉ブースの展開と運営を担当した実績があります。模擬店や縁日と組み合わせて、参加率を高めるお手伝いもしてきました。創業2001年から25年間、食のトラブル無事故を続けているのも、安心してお任せいただける理由です。食材のアレルギー表示や、ベジタリアンへの対応など、参加者の事情に合わせたメニュー構成のご相談にも応じています。

振り返りと次年度の計画

イベントが終わったら、参加者数・収支・写真・アンケートの結果を記録に残しましょう。「満足度」「改善してほしい点」「次回も参加したいか」の3項目をアンケートに入れておくと、次年度の企画に使いやすくなります。「家族が喜んでいた」「暑くて大変だった」といった声も、次回の改善にそのまま生かせます。記録を残しておけば、担当者が代わっても同じクオリティで開催できます。次年度の担当者に引き継ぎたい資料は、次のとおりです。

• 企画書・案内文・参加者名簿（福利厚生費の記録）
• 収支報告書と、会場・業者とのやり取りの記録
• 会場のレイアウト図と、当日のタイムスケジュール
• 参加者の声・反省点・次回のアイデア

「今年のバーベキューが楽しかったから、来年もやりたい」と思ってもらえることが、福利厚生イベントの一番の成功です。準備の負担が大きいと感じたら、企画の段階からプロに相談してみましょう。サキガケサービスでは、打ち合わせや企画の提案は無料です。開催日の2〜3ヶ月前までに、人数・会場・予算の概要を伝えていただければ、最適なプランをご提案します。

よくある質問

Q. 会社のバーベキューは1人いくらくらいかかる？

A. 出張BBQサービスの公開プランでは、機材・設営込みで1人3,000円から、食材込みで6,000〜8,000円程度が目安です。会場費やドリンク、出張費は別途になることが多いため、総額で確認しましょう。

Q. 会場はどこを選べばいい？

A. BBQ専用施設、公園のBBQ区画、会社の敷地・駐車場、貸切施設の4タイプがあります。初めての開催なら、機材や火起こしの心配が少ないBBQ専用施設がおすすめです。

Q. 福利厚生費として処理するには？

A. 全従業員を対象に、慰安目的で実施することが前提です。企画書や参加者名簿、請求書、実施報告などの記録を残し、最終的な扱いは社内規程と顧問税理士に確認しましょう。

Q. 調理や設営はどこまで頼める？

A. 出張焼肉サービスなら、グリルやテーブルの設営から、焼き手スタッフによる調理・提供、撤収までを一括で依頼できます。サキガケサービスでは25年間の無事故実績で安心して任せられます。

サキガケサービスでは、会社のバーベキューの企画・設営・調理・運営までを一括でサポートしています。福利厚生イベントバーベキューの準備に不安がある総務・人事の担当者は、お気軽にご相談（無料）ください。

まとめ

会社のバーベキューは、部署や世代を越えた交流を生み、家族も参加できる福利厚生イベントの定番です。対象者・会場・予算を決めて、出張BBQや出張焼肉のサービスを上手に使えば、幹事の負担を抑えながら開催できます。

当日は、火気と衛生の管理が主催者の責任です。消火の備えと食材の取り扱いルールを守り、調理はプロに任せるのも安心な選択肢です。記録を残して「来年もやりたい」につなげましょう。サキガケサービスへ、まずは気軽に相談してみてください。